Det är lätt att tänka: “Jag skriver bara in allt i Excel så har jag koll.” För små företag känns det snabbt, billigt och enkelt.
Problemet är att bokföring inte bara handlar om att “ha en lista”. Bokföring ska vara löpande, spårbar och gå att kontrollera i efterhand. Om bokföringen blir för bristfällig kan du få problem vid en kontroll – och i värsta fall kan det bedömas som bokföringsbrott.
Nedan får du en tydlig guide till vad lagen kräver, varför Excel ofta blir en risk och hur du gör rätt i praktiken.
Att bokföra löpande betyder att företagets affärshändelser ska bokföras i takt med att de händer.
I bokföringslagen står det bland annat att:
Skatteverket sammanfattar det: när du driver näringsverksamhet är du bokföringsskyldig och affärshändelser ska bokföras löpande, med underlag (verifikationer) till varje post.
Excel kan vara bra för budget, kalkyler och uppföljning. Men som huvudbokföring är det ofta ett riskval, för att lagen och god redovisningssed ställer krav på bland annat:
Det ska gå att följa affärshändelsen från verifikation (kvitto/faktura) till bokföringen och tillbaka igen. Det brukar lösas med verifikationsnummer och tydlig koppling mellan underlag och bokföringspost.
Varje affärshändelse ska kunna styrkas av en verifikation – och den ska vara så tydlig att man kan förstå vad som faktiskt har hänt. Skatteverkets rättsliga vägledning beskriver kravet på verifikationer och dokumentation av affärshändelser.
Bokföringsnämnden utvecklar också vad en verifikation ska dokumentera och hur underlag kan behöva upprättas om man saknar ett mottaget underlag.
En vanlig svaghet med kalkylark är att det kan vara svårt att visa vad som ändrats, när och av vem. I ett bokföringsprogram finns normalt bättre stöd för loggar, låsning av perioder och tydligare kontrollspår.
Det betyder inte att “Excel alltid är förbjudet” i alla tänkbara situationer – men det är ofta svårt att uppfylla kraven på spårbarhet och kontroll på ett tryggt sätt om Excel är ditt primära bokföringssystem.
Bokföringsbrott (i svensk rätt) handlar i grunden om att bokföringsskyldigheten åsidosätts så att det inte går att bedöma verksamhetens förlopp, resultat eller ställning. Skatteverkets material om ekonomisk brottslighet och bokföringsbrott knyter brottet till brister i den löpande bokföringen, verifikationer och bevarande av räkenskapsinformation.
Ett tydligt exempel är när underlagen är så bristfälliga att man inte kan förstå affärshändelserna. Högsta domstolen har i ett prejudikat bedömt att bristfälliga fakturaverifikationer gjorde bokföringen så bristfällig att verksamheten inte i huvudsak kunde bedömas – och i det fallet bedömdes brottet som grovt.
Det viktiga att ta med sig:
Här är typiska fallgropar som snabbt kan skapa stora problem:
Du tappar kvitton, missar fakturor, blandar ihop datum och får svårt att förklara poster i efterhand. Löpande bokföring ska ske nära affärshändelserna, särskilt kontanta flöden.
När underlagen inte är ordnade i takt med att de kommer in blir bokföringen lätt gissningslek. Verifikationer ska ordnas löpande så att bokföring kan göras utan “alltför mycket ytterligare arbete” om man senarelägger.
“Byggmaterial”, “tjänst”, “diverse” utan specifikation, saknad leveransadress/projekt, eller fakturor där man inte kan förstå vad köpet avser. Då blir bokföringen svår att kontrollera – och det är just kontrollbarheten som är kärnan.
Det blir svårare att styrka vad som hör till verksamheten. Det leder ofta till onödiga rättelser, frågor och ibland kostnader.
Ett bokföringsprogram (eller en redovisningsbyrå som jobbar i ett system) gör det mycket enklare att:
Bestäm en enkel standard:
Målet är att bokföra i “små pass”:
En enkel bankavstämning varje vecka/månad gör att du fångar:
Se till att räkenskapsinformation sparas och att du kan visa upp underlag snabbt om någon frågar. Skatteverket beskriver tydligt kopplingen mellan löpande bokföring, verifikationer och bokslut.
Om någon utanför företaget (revisor, redovisningskonsult, Skatteverket) skulle titta på din bokföring ska de kunna:
Om svaret blir “det står i ett Excel och jag minns ungefär” – då är det dags att förbättra rutinen.
