En redovisningsbyrå online ska göra företagets ekonomi enklare att hantera i vardagen. Du ska kunna lämna underlag där du befinner dig, förstå rapporterna och veta vem du kontaktar när en fråga uppstår. Hos Adamsson Redovisning och Konsult AB kombineras digitala arbetssätt med personlig rådgivning. Vi har vår bas i Haninge och hjälper företag på distans med bokföring, bokslut, löner, deklaration och ekonomisk uppföljning.
Det digitala samarbetet utgår från din verksamhet. Ett konsultbolag med några fakturor behöver andra rutiner än ett företag med anställda, många inköp och flera försäljningskanaler. Därför börjar vi med att kartlägga vad som faktiskt händer i företaget, vilka program du använder och vilka delar du vill ha hjälp med. Därefter kommer vi överens om ansvar, omfattning och kontaktvägar.
Vill du få en första uppfattning om kostnaden kan du använda vår prisräknare. Vill du diskutera ett konkret upplägg är nästa steg att kontakta oss. Du behöver inte ha alla underlag färdiga för att ta den första kontakten.
Online innebär att underlag, rapporter och frågor i huvudsak hanteras digitalt. Du kan exempelvis skicka in kvitton via en app, ta emot leverantörsfakturor elektroniskt och gå igenom rapporter tillsammans med din konsult på distans. Det minskar behovet av att samla papper och boka in en fysisk överlämning varje månad.
Samtidigt behöver arbetet vara tydligt organiserat. Ett digitalt kvitto kan fortfarande sakna information om vad inköpet gäller. En banktransaktion kan behöva kopplas till rätt faktura. En rapport kan behöva förklaras innan den blir ett användbart beslutsunderlag. Tekniken förenklar överföringen, medan rutiner och redovisningskompetens gör informationen användbar.
I praktiken handlar ett bra samarbete om tre frågor: vad du lämnar in, när du lämnar in det och vad du får tillbaka. När detta är bestämt blir det lättare att planera både din egen administration och byråns arbete. Du kan också följa upp om tjänsten motsvarar det ni har kommit överens om.
Vid månadens början finns underlag från föregående period samlade i det överenskomna systemet. Du har skickat in kvitton, godkänt fakturor och berättat om händelser som behöver en särskild förklaring. Om något saknas får du en konkret fråga som gör det lättare att komplettera rätt uppgift.
Därefter behandlas bokföringen enligt uppdragets omfattning. Bankkonton och relevanta balansposter stäms av, och sådant som behöver rättas eller utredas följs upp. Om uppdraget omfattar löner, moms eller andra deklarationer hanteras dessa enligt den planering som gäller för företaget. Alla företag har inte samma rapporteringsperioder, vilket är en anledning att sätta rutinerna från början.
När perioden är klar får du tillgång till rapporter och den återkoppling ni har avtalat om. För ett litet bolag kan ett kort samtal om resultat och kommande betalningar vara mest värdefullt. Ett växande företag kan behöva en mer detaljerad genomgång av marginaler, projekt eller likviditet. Uppföljningen ska hjälpa dig att ta nästa beslut.
Det enklaste flödet börjar när affärshändelsen uppstår. Fotografera eller vidarebefordra underlaget direkt, och lägg till den information som behövs medan du fortfarande minns inköpet. När kvittot kommer in flera veckor senare tar det ofta längre tid att förstå vad det avser och hur det hör ihop med verksamheten.
För leverantörsfakturor behöver det vara klart vem som tar emot fakturan, vem som kontrollerar den och vem som godkänner betalning. Samma faktura ska inte skickas in via flera olika kanaler utan en tydlig rutin. Dubbla underlag skapar extra kontroller och kan göra det svårare att se vad som faktiskt återstår att betala.
Kundfaktureringen behöver också fungera. Ange rätt kunduppgifter, beskriv vad som har levererats och följ upp förfallna betalningar. Om du fakturerar i ett annat system diskuterar vi vilka överföringar eller integrationer som är lämpliga. Det är bättre med ett fungerande, väl avgränsat flöde än flera kopplingar som ingen riktigt har ansvar för.
Adamsson Redovisning är en Fortnox-certifierad byrå. För företag som använder Fortnox kan ett gemensamt system göra det lättare att samarbeta kring underlag, bokföring och rapporter. Vilka funktioner som behövs avgörs av verksamheten och av hur ansvarsfördelningen mellan dig och byrån ska se ut.
En certifiering i ett ekonomisystem beskriver kompetens i systemets arbetssätt. Den ska inte blandas ihop med en personlig auktorisation som redovisningskonsult. När du jämför byråer är det därför klokt att fråga både om systemvana och om vem som utför de moment du behöver hjälp med.
Du behöver inte byta alla verktyg samtidigt för att börja arbeta digitalt. Vi går igenom vad som fungerar idag och vilka moment som orsakar dubbelarbete. Ibland räcker det att ändra hur underlagen lämnas. I andra fall kan en bankkoppling eller ett mer sammanhållet fakturaflöde vara ett lämpligt nästa steg.
Ett tydligt uppdrag beskriver både leveransen och dina egna uppgifter. Du känner verksamheten och behöver kunna förklara inköp, lämna fullständiga underlag och meddela förändringar. Byrån arbetar med de redovisningsmoment som ingår i avtalet och återkopplar när det behövs kompletteringar eller beslut.
Utgå inte från att en digital anslutning automatiskt innebär att byrån sköter alla betalningar, alla myndighetskontakter eller all fakturering. Sådana moment behöver uttryckligen ingå i överenskommelsen. Det gäller även vem som följer upp obetalda kundfakturor och vem som bevakar vilka handlingar som ska signeras.
Vi rekommenderar att ansvarsfördelningen skrivs ned i praktiska termer. En rutin som säger att löneunderlag ska vara klara ett visst datum är enklare att följa än en allmän uppmaning att skicka material i tid. Samma sak gäller återkoppling: bestäm hur frågor skickas, vem som svarar och när en fråga behöver lyftas direkt.
Digital redovisning innebär att flera personer kan behöva tillgång till samma system. Behörigheterna bör följa arbetsuppgifterna. Den som behöver läsa transaktioner ska inte automatiskt ha rätt att godkänna betalningar. Företaget behöver ha en tydlig bild av vilka åtkomster som finns och hur de avslutas när samarbetet förändras.
Använd personliga konton där systemen medger det och dela inte lösenord i vanliga meddelanden. När en konsult behöver behörighet bör den tilldelas genom systemets ordinarie funktioner. Då blir det lättare att administrera åtkomsten och att skilja mellan olika personers arbete.
Stäm också av hur känsliga uppgifter ska lämnas. Löneinformation och personuppgifter hör inte hemma i varje kommunikationskanal. En bra startgenomgång omfattar därför både det praktiska bokföringsflödet och hur ni hanterar dokument som behöver en mer skyddad överföring. Fråga om något är oklart innan du skickar materialet.
Ett mindre konsultbolag behöver ofta ett enkelt flöde för kundfakturor, utlägg, leverantörsfakturor och ägarens lön. Värdet ligger i att underlagen kommer in utan friktion och att det finns en rutin för att följa upp resultat och kommande utgifter. Administrationen ska vara proportionerlig mot verksamheten.
Ett företag med flera anställda behöver lägga större vikt vid löneunderlag, frånvaro, utlägg och attest. Här kan en gemensam tidsplan minska antalet sena korrigeringar. Om olika personer lämnar uppgifter behöver de veta vilket format som gäller och vem som sammanställer materialet.
För verksamheter med många dagliga betalningar är avstämningen mellan försäljning, betaltjänster och bank särskilt viktig. Det gäller att kunna följa vilka belopp som hör till vilken period och vilka avgifter som dragits. Vi går igenom förutsättningarna innan vi föreslår ett upplägg, så att uppdraget blir rätt avgränsat från början.
En resultatrapport visar intäkter och kostnader för en period, medan balansrapporten beskriver företagets tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt. Rapporterna blir mer användbara när du kan koppla dem till verksamheten: vilka uppdrag har blivit lönsamma, vilka kostnader har ökat och vilka fakturor återstår att få betalt för?
Resultat och pengar på banken är olika saker. Ett bolag kan redovisa vinst samtidigt som pengarna är bundna i kundfordringar eller större inköp. Därför kan det vara relevant att komplettera redovisningen med en enkel plan över väntade inbetalningar och utbetalningar. Läs mer om vårt stöd inom ekonomistyrning.
Bestäm vilka frågor du vill kunna besvara varje månad. Behöver du förstå lönsamheten per projekt, se kostnaden för personal eller planera nästa investering? När målet är tydligt går det lättare att avgöra hur detaljerad redovisningen behöver vara. Mer data är värdefull först när den hjälper dig att fatta ett bättre beslut.
Kostnaden påverkas av mängden underlag, antal anställda, bolagsform och vilka arbetsmoment som ingår. Ett uppdrag där du själv fakturerar och lämnar kompletta digitala underlag skiljer sig från ett uppdrag där byrån behöver samla in, sortera och utreda material. Även rapportering och rådgivning påverkar omfattningen.
Jämför därför innehållet i erbjudandet, inte bara ett månadsbelopp. Fråga om bokslut, årsredovisning, deklaration, programlicenser och extra rådgivning ingår eller debiteras separat. Be också om en beskrivning av vad som händer om verksamheten växer eller om underlagen kräver mer arbete än planerat.
Vår prisräknare ger en första uppskattning. Ett slutligt upplägg behöver utgå från företagets faktiska förutsättningar. Ett väl definierat uppdrag gör det lättare att budgetera kostnaden och att förstå vilka förändringar som kan påverka priset. Målet är att du ska kunna bedöma både leveransen och nyttan för företaget.
Börja med att ta reda på vad som ingår i ditt nuvarande avtal och hur ett avslut ska hanteras. Därefter bestämmer vi en lämplig övergångstidpunkt och går igenom vilket material som behöver följa med. Det kan omfatta bokföringshistorik, rapporter, reskontror, tidigare bokslut och dokumentation om pågående frågor.
En SIE-fil kan vara en del av överföringen, men den ersätter inte alla underlag och all dokumentation. Det behöver även vara klart vilka fakturor som är obetalda, vilka avstämningar som är gjorda och om något behöver utredas. En tydlig överlämning minskar risken för att gamla oklarheter följer med in i det nya samarbetet.
När system och behörigheter är klara testar vi det nya arbetssättet. Du ska veta var ett kvitto skickas, hur du lämnar löneunderlag och var du hittar rapporterna. Under den första perioden kan det vara lämpligt med tätare avstämning för att fånga upp frågor innan de blir en återkommande irritation.
Ett vanligt problem är att underlag sprids mellan mejl, telefonbilder och flera appar. Bestäm en huvudväg för varje typ av dokument och håll fast vid den. När något måste lämnas på annat sätt behöver det framgå tydligt, så att samma underlag inte behandlas flera gånger.
Ett annat problem är att företagaren tror att allt är klart så snart banken är ansluten. En bankkoppling visar transaktioner, men förklarar inte alltid affärshändelsen. Spara därför underlagen och beskriv sådant som konsulten inte kan förstå av beloppet eller leverantörsnamnet. Det sparar ofta tid för båda parter.
En tredje risk är att rapporterna aldrig blir diskuterade. Boka in uppföljning på en nivå som passar verksamheten. Ett kort återkommande samtal kan räcka för att upptäcka att betalningstiderna blivit längre, att marginalen sjunkit eller att kostnaderna behöver ses över. Digital tillgänglighet fungerar bäst tillsammans med en bestämd rutin.
Nej. Det viktiga är att du får ett arbetssätt som går att förstå och följa. Vi börjar med de moment du faktiskt behöver utföra, exempelvis att lämna kvitton och svara på kompletteringar. Resten av upplägget anpassas efter uppdraget. Berätta gärna redan vid första kontakten om du vill ha extra stöd med den digitala starten.
Ja, ett uppdrag kan delas upp. Du kan exempelvis vilja sköta kundfaktureringen men få hjälp med löpande redovisning och årsavslut. Ansvarsgränserna behöver vara tydliga så att inget moment hamnar mellan två personer. Vi går igenom vem som gör vad och hur överlämningen mellan arbetsmomenten fungerar.
Ja. Det digitala arbetssättet gör att företaget kan finnas på en annan ort. För företag i Stockholm och Uppsala beskriver vi även hur samarbetet kan läggas upp utifrån deras situation. Vår bas är i Haninge; distanstjänsten bygger på digital kontakt och överenskomna rutiner.
Det beror på upplägget. Fråga vilka licenser och funktioner som behövs, vem som står för kostnaden och hur åtkomsten hanteras om samarbetet avslutas. En offert bör göra dessa förutsättningar tydliga. Det är särskilt relevant om du redan har avtal med ett ekonomiprogram eller använder flera integrerade tjänster.
Det går att diskutera ett avgränsat uppdrag för bokslut och årsredovisning. Då behöver vi först bedöma underlagens kvalitet och vilka avstämningar som är gjorda. Ett tydligt underlag gör det lättare att uppskatta arbetsinsatsen och planera leveransen. Kontakta oss i god tid inför årsavslutet.
Beskriv kort vad företaget gör, vilken bolagsform du har och hur du sköter ekonomin idag. Berätta ungefär hur många kund- och leverantörsfakturor som hanteras, om du har anställda och vilka program du använder. Det räcker med en översikt för att börja diskutera ett lämpligt upplägg.
Fundera också på vad du vill förbättra. Kanske tar administrationen för mycket tid, kanske är rapporterna svåra att förstå eller så vill du få bättre framförhållning inför bokslutet. När problemet är konkret kan vi lättare föreslå vilka delar av samarbetet som behöver prioriteras.
Kontakta Adamsson Redovisning för att prata om redovisning online med personlig kontakt. Vi går igenom behovet, avgränsar uppdraget och beskriver nästa steg. Du får en tydligare bild av hur ett digitalt samarbete kan fungera för just ditt företag.
Ett digitalt upplägg behöver kunna följa företagets utveckling. När du anställer, öppnar en ny försäljningskanal eller börjar sälja till en annan marknad förändras ofta informationsbehovet. Ta därför upp förändringen innan den första transaktionen ska behandlas. Då finns tid att undersöka vilka underlag, rapporter och rutiner som behöver anpassas.
Även mindre förändringar kan få praktiska följder. Ett nytt företagskort kan kräva en ny rutin för kvitton. En ny projektledare kan behöva förstå hur kostnader märks upp. Om du byter faktureringssystem behöver det gå att följa gamla obetalda fakturor samtidigt som nya skapas i ett annat flöde.
En återkommande genomgång av uppdraget hjälper er att upptäcka sådana behov. Diskutera vad som fungerar, vilka frågor som återkommer och om någon arbetsuppgift tar mer tid än väntat. Anpassningar bör dokumenteras så att det är tydligt vad som ändrats och från vilken period det gäller. Det ger ett mer stabilt samarbete över tid.
Årsavslutet blir lättare att planera när ordningen finns löpande. Samla avtal, uppgifter om större inköp och dokumentation om händelser som påverkar ekonomin på den plats ni har kommit överens om. Berätta om fakturor som är tvistiga, betalningar som inte kommit in och kostnader som avser en annan period än betalningen.
Inför bokslutet går ni igenom vilka kompletteringar som behövs och vem som tar fram dem. Det kan handla om inventering, lån, tillgångar eller andra uppgifter som inte framgår av den dagliga bokföringen. Den exakta listan beror på verksamheten och kan därför inte ersättas av en generell checklista för alla företag.
Planera också din egen tillgänglighet. Även med ett digitalt arbetsflöde kan konsulten behöva svar och beslut från dig. Avsätt tid för att läsa igenom handlingar, ställa frågor och genomföra de godkännanden som krävs. Då blir årsavslutet en planerad del av företagets arbete i stället för en samling sena uppgifter som konkurrerar med allt annat.
