Ett byte av redovisningsbyrå behöver inte vänta till årsskiftet. Det viktiga är att ni vet vilken period den tidigare byrån avslutar, när den nya tar över och vem som ansvarar för uppgifter som ska lämnas under övergången. Här är en praktisk ordning för företag som vill byta utan att tappa kontrollen över bokföringen.
Det kan vara aktuellt att byta när verksamheten har vuxit, när du behöver tätare rapportering eller när arbetssättet inte längre passar. Börja med att beskriva vad du vill förbättra: snabbare svar, tydligare ansvar, digital hantering av underlag eller bättre stöd inför beslut. Då blir det lättare att jämföra byråer på mer än pris.
Be den nya byrån förklara vilka moment som ingår i uppdraget, hur ofta du får rapporter, vem som blir din kontaktperson och hur frågor utanför det löpande uppdraget debiteras. Läs gärna också vår guide om att välja redovisningsbyrå och jämför med vad en redovisningsbyrå faktiskt gör.
Välj ett datum som båda byråerna kan arbeta efter. Ett månadsskifte kan göra avgränsningen tydlig, men det viktigaste är att ni dokumenterar vem som färdigställer varje period. Skriv särskilt ned vem som hanterar nästa momsdeklaration, arbetsgivardeklaration, lönekörning och eventuellt pågående bokslut.
Kontrollera uppsägningstid och villkor i ditt nuvarande uppdragsavtal innan du bestämmer startdatum. Be om en skriftlig bekräftelse på vad den tidigare byrån slutför. Ett byråbyte tar inte bort företagets ansvar för att bokföringen är ordnad och att uppgifter lämnas i tid.
Be om en överlämning som är användbar i praktiken, inte bara en bunt filer. Beroende på verksamheten kan den omfatta:
Fråga också var originalunderlag och digital räkenskapsinformation finns, vem som administrerar bokföringssystemet och hur länge åtkomsten till den tidigare lösningen finns kvar. Företaget behöver kunna ta fram sin räkenskapsinformation även efter bytet. Bokföringsnämnden beskriver reglerna om löpande bokföring och arkivering i sin vägledning om bokföring.
Lista alla som har åtkomst till bokföringsprogram, bank, fakturering och myndighetstjänster. Ge den nya byrån de behörigheter uppdraget kräver och ta bort åtkomst som den gamla byrån inte längre behöver. Det gäller även om två byråer arbetar parallellt under en kort övergång.
För Skatteverkets e-tjänster hanteras ombud i tjänsten Ombud och behörigheter. Skatteverket beskriver hur ett företag kan utse, byta och ta bort ombud. Behörighet i bokföringsprogram och bank hanteras separat hos respektive leverantör.
Be den nya byrån stämma av ingående saldon mot den senast avslutade perioden. Gå tillsammans igenom öppna fakturor, bankposter, skattekonto och eventuella differenser. Dokumentera vem som utreder sådant som upptäcks efter överlämningen. Det minskar risken för dubbelarbete och gör det lättare att förstå den första rapporten från den nya byrån.
Planera också hur underlag ska lämnas framöver. Vem skickar kundfakturor? När ska kvitton vara inne? Vem godkänner betalningar? Ett tydligt arbetssätt betyder ofta mer för kvaliteten än vilket datum bytet sker. Läs mer om digitalt samarbete med en redovisningsbyrå.
Vill du diskutera hur ett byte skulle fungera för ditt företag? Kontakta Adamsson Redovisning så går vi igenom nuläge, arbetssätt och en rimlig överlämningsplan.
