Digitala kvitton i bokföringen – så får du ordning på underlagen

Tillbaka till Kunskapsbanken

Kvitton som ligger i mejlen, i en privat telefon eller i ett kuvert är lätta att missa. En enkel digital rutin gör det lättare att bokföra löpande, följa upp utgifter och hitta rätt underlag vid en kontroll. Här går vi igenom vad som är viktigt när företaget tar emot digitala kvitton eller fotograferar papperskvitton.

Ett kontoutdrag är inte alltid ett tillräckligt underlag

Bankhändelsen visar att pengar har betalats, men den visar inte alltid vad som köpts eller vilken moms som hör till köpet. Bokföringen ska som huvudregel bygga på en verifikation för varje affärshändelse. Skatteverket förklarar att bokföringen normalt ska grundas på ett skriftligt underlag. Läs också vår guide om vad en verifikation är.

Det är därför bra att fånga kvittot när köpet sker. Om en medarbetare betalar med eget kort behöver företaget både underlag för köpet och uppgift om vem som ska få ersättning. Om flera kvitton hör till samma inköp bör de hållas ihop så att transaktionen går att följa.

Får ett fotograferat papperskvitto ersätta originalet?

Ja, ett papperskvitto kan under vissa förutsättningar förstöras efter att informationen har överförts till en digital handling. Regeln ändrades den 1 juli 2024. Överföringen måste ske så att informationen inte riskerar att förändras eller försvinna. Ett foto som är avklippt, oläsligt eller lagrat utan fungerande åtkomst är därför ingen bra rutin.

Den digitala kopian ska fortfarande arkiveras enligt reglerna för räkenskapsinformation. Ändringen kortade inte den sjuåriga arkiveringstiden. Bokföringsnämnden förklarar villkoren för överföring av räkenskapsinformation. Läs mer om hur länge bokföringen ska sparas.

En rutin som fungerar i vardagen

Bestäm ett enda sätt att lämna in underlag, till exempel via bokföringssystemets app eller en gemensam adress för leverantörsfakturor. Undvik att samma kvitto skickas både som foto och som mejl utan märkning; det kan skapa dubbletter. En bra rutin innehåller fem steg:

1. Fånga underlaget direkt. Fotografera hela papperskvittot i god belysning eller spara den digitala fil som leverantören skickar.
2. Kontrollera läsbarheten. Datum, säljare, belopp och uppgifter som behövs för bokföringen ska kunna läsas.
3. Lägg till sammanhang. Skriv kort vad köpet avser och vem som gjorde det när det inte framgår tydligt.
4. Koppla till betalningen. Matcha kvitto eller faktura med rätt bankhändelse och kontrollera att posten inte redan finns.
5. Följ upp luckor. Gå varje månad igenom betalningar som saknar underlag och be om komplettering medan köpet fortfarande är färskt.

Rutinen kan anpassas efter hur många inköp företaget gör och vem som godkänner dem. Poängen är att underlaget ska vara tillgängligt för den som bokför och gå att hitta även om en anställd slutar eller ett system byts ut.

Vanliga misstag att undvika

• Att bara spara en skärmbild av banktransaktionen när själva köpet behöver förklaras.
• Att fotografera ett kvitto så att en del av texten faller utanför bilden.
• Att blanda privata och företagets inköp utan tydlig uppgift om ersättning.
• Att låta underlag ligga kvar i en medarbetares privata mejl eller telefon.
• Att sakna plan för hur informationen ska kunna läsas och lämnas ut efter ett systembyte.

Digital hantering är ett hjälpmedel, men kvaliteten beror fortfarande på att rätt underlag kommer in och kontrolleras. Vill du få en smidigare rutin för ditt företag? Läs om digital bokföring med redovisningsbyrå eller kontakta Adamsson Redovisning.