Svaret är sju år. Men både när tiden börjar räknas, vad som omfattas och i vilket format materialet ska sparas är värt att förstå – särskilt sedan reglerna om pappersoriginal ändrades 2024. Många företag sparar fortfarande pärmar de får slänga, samtidigt som de riskerar att tappa digitalt material de är skyldiga att behålla.
Här går vi igenom sjuårsregeln med exempel, vad som räknas som räkenskapsinformation, vad som ändrades och vilka krav som ställs på själva förvaringen.
Innehåll
All räkenskapsinformation ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Tiden räknas alltså inte från fakturadatum, utan från slutet av det år räkenskapsåret tog slut.
| Räkenskapsår | Sparas till och med | Får förstöras tidigast |
|---|---|---|
| Kalenderåret 2025 | 31 december 2032 | 1 januari 2033 |
| Kalenderåret 2026 | 31 december 2033 | 1 januari 2034 |
| 1 juli 2025 – 30 juni 2026 | 31 december 2033 | 1 januari 2034 |
Med brutet räkenskapsår blir tiden alltså längre än sju år – i exemplet ovan sju år och sex månader. Regeln gäller alla bokföringsskyldiga: enskild firma, handelsbolag, aktiebolag och ekonomiska föreningar.
Räkenskapsinformation är allt som behövs för att förstå bokföringen och följa en affärshändelse. Det omfattar bland annat:
Just avtalen glöms ofta. Ett leasingavtal är räkenskapsinformation lika mycket som fakturan för månadsavgiften.
Tidigare måste pappersoriginal bevaras i tre år även om de digitaliserats. Det kravet är borta. Numera får du skanna eller fotografera ett papperskvitto och kasta originalet direkt – förutsatt att överföringen inte innebär risk för att uppgifterna förändras eller försvinner.
Själva arkiveringstiden är oförändrad. Det är pappret du blir av med, inte informationen. Regeln gäller också material som digitaliserades innan ändringen, så gamla pärmar med underlag du redan skannat kan slängas. Flera webbplatser beskriver fortfarande den gamla treårsregeln – den gäller inte längre.
Huvudregeln är att materialet sparas i den form det hade när det upprättades eller mottogs. En e-faktura ska därför sparas digitalt – att skriva ut den och slänga PDF:en är inte tillåtet. En pappersfaktura får däremot skannas och sedan kastas.
Skanningen ska vara fullständig och läsbar: hela dokumentet, båda sidor om det behövs, och med tillräcklig upplösning för att allt ska gå att läsa. Ett suddigt mobilfoto där beloppet inte syns uppfyller inte kravet.
| Krav | Vad det innebär i praktiken |
|---|---|
| Ordnat och överskådligt | Det ska gå att hitta ett enskilt underlag utan att leta igenom allt |
| Betryggande | Skydd mot brand, stöld, obehörig åtkomst och tekniska fel – backup för digitalt material |
| Läsbart hela tiden | Materialet ska kunna öppnas under hela arkiveringstiden, även efter ett systembyte |
| I Sverige | Digital lagring inom EU är möjlig efter anmälan till Skatteverket |
Det krav som oftast släpps är att materialet ska vara läsbart i sju år. Ett bokföringsprogram du slutat betala för kan sluta ge dig åtkomst till din egen historik, och en gammal molntjänst kan läggas ned.
Innan du lämnar en leverantör: exportera bokföringen i ett standardformat som SIE, ladda ned verifikationer med underlag, och kontrollera att du faktiskt kan öppna filerna. Spara exporten på ett ställe som omfattas av din vanliga backup.
I en enskild firma ansvarar näringsidkaren själv. I ett aktiebolag ligger ansvaret på styrelsen och verkställande direktören, även om arbetet utförs av en redovisningsbyrå. Anlitar du en byrå är det därför värt att veta var materialet förvaras och hur du får ut det om samarbetet upphör.
Vi hjälper företag i Stockholmsområdet att lägga upp digital bokföring och arkivering som håller vid en kontroll. Läs också om vad en verifikation måste innehålla, eller hör av dig direkt.
Uppgifterna avser regler som gäller 2026. Vid osäkerhet, stäm av mot Bokföringsnämnden.
