En månadsrapport ska hjälpa dig att styra företaget, inte bara visa att bokföringen är klar. För de flesta småföretag räcker det långt att följa tre perspektiv: hur verksamheten går, vad företaget äger och är skyldigt samt hur mycket pengar som faktiskt finns tillgängligt. Här visar vi hur du kan använda rapporten i ett kort månadsmöte.
Innan du tolkar siffrorna behöver du veta hur färsk rapporten är. Är alla kundfakturor, leverantörsfakturor, löner och bankhändelser för månaden med? Finns det transaktioner som ännu inte har fått underlag? Har större kostnader eller intäkter hamnat i rätt period? Om svaret är oklart kan en till synes stark eller svag månad ge fel bild.
En rutin för avstämning av bankkontot och ordning på fakturor och kvitton gör rapporten mer användbar. Bokföringsnämndens vägledning om bokföring beskriver de grundläggande reglerna för den löpande bokföringen och verifikationerna.
Resultatrapporten visar intäkter och kostnader under en viss period. Jämför gärna månaden med budget, föregående månad och samma period förra året, om verksamheten har säsongsmönster. Titta sedan på vad som faktiskt förklarar förändringen: högre försäljning, ändrade priser, fler arbetade timmar eller en kostnad som inte återkommer.
Ett positivt resultat är inte samma sak som pengar på kontot. En faktura kan vara intäktsförd innan kunden har betalat den, och en större betalning kan avse en kostnad som påverkar resultatet under flera perioder. Därför behöver resultatrapporten läsas tillsammans med balans och betalningsflöden.
Tre frågor att ställa: Vilka intäkter driver resultatet? Vilka kostnader ökar snabbare än omsättningen? Finns en avvikelse som kräver ett beslut nu?
Balansrapporten visar företagets tillgångar, skulder och eget kapital vid en bestämd tidpunkt. För många mindre företag är kundfordringar, leverantörsskulder, bankmedel och skatteskulder de poster som snabbt kan ge en bättre bild av läget.
Om kundfordringarna växer samtidigt som försäljningen ökar kan det vara normalt, men kontrollera om fakturor har förfallit. Om leverantörsskulderna stiger behöver du veta när de ska betalas. En balanspost som inte går att förklara bör utredas innan den följer med månad efter månad.
Likviditet handlar om förmågan att betala i tid. Titta på banksaldo, väntade kundinbetalningar och kommande utbetalningar för exempelvis lön, hyra, moms och skatt. Gör gärna en enkel prognos för de närmaste veckorna. Vår guide till likviditetsbudget för småföretag visar hur du kan gå vidare.
En lönsam verksamhet kan ändå få ont om pengar om kunder betalar sent eller om stora utgifter kommer före intäkterna. Omvänt kan ett högt saldo vara tillfälligt när skatt och leverantörsfakturor ännu inte har betalats. Det är därför klokt att följa resultat och likviditet parallellt.
Använd samma fyra frågor varje månad:
Skriv ned ett fåtal beslut och följ upp dem nästa gång. Det kan handla om att påminna om förfallna kundfakturor, se över prissättning eller anpassa inköp. Målet är en rapport som leder till handling, inte en större mängd diagram.
Behöver du hjälp att få rapporter som går att använda i vardagen? Läs om vår ekonomistyrning eller kontakta oss för att prata om rapportering som passar din verksamhet.
