Verifikationen är beviset bakom varje siffra i bokföringen. Utan den går en affärshändelse inte att följa i efterhand – och då spelar det ingen roll hur prydlig resultaträkningen ser ut. En kostnad utan verifikation är i praktiken en kostnad du inte kan försvara vid en granskning.
Här går vi igenom vad en verifikation är, vad den måste innehålla, vad som gäller för fakturor och kortköp, och hur du gör när ett underlag försvunnit.
Innehåll
En verifikation är det underlag som visar att en affärshändelse verkligen inträffat och vad den består av. I praktiken är det kvittot, fakturan, betalningsunderlaget eller avtalet – kopplat till den post som bokförts.
Principen är enkel: ingen bokförd post utan underlag, och inget underlag utan bokförd post. Varje verifikation får ett nummer som binder ihop den med bokföringen.
Bokföringslagen ställer krav på vilka uppgifter som ska framgå. Med ett exempel från ett inköp av kontorsmaterial:
| Uppgift | Exempel |
|---|---|
| När verifikationen sammanställdes | 4 mars 2026 |
| När affärshändelsen inträffade | 2 mars 2026 |
| Vad den avser | Tio kartonger kopieringspapper |
| Belopp | 1 250 kr inklusive moms |
| Motpart | Kontorsleverantören AB |
| Verifikationsnummer | V2026-0142 |
Ett kortkvitto som bara visar belopp och datum räcker alltså inte. Det ska också framgå vad du köpt och av vem.
När underlaget är en faktura ställer momsreglerna egna krav. En fullständig faktura ska bland annat innehålla:
Uppfyller fakturan inte kraven kan det påverka din rätt att dra av ingående moms. Be leverantören om en ny faktura hellre än att bokföra en bristfällig. För mindre belopp – högst 4 000 kronor inklusive moms – får en förenklad faktura med färre uppgifter användas.
Ett restaurangkvitto säger ingenting om varför måltiden var en företagskostnad. Vid representation ska du anteckna syftet och vilka som deltog, med namn och företag – annars riskerar avdraget att underkännas.
Samma sak gäller kvitton från byggvaruhus och liknande. ”Material” räcker inte – det bör framgå vilket projekt eller vilken kund inköpet hör till. Skriv det direkt, medan du minns.
Ett kontoutdrag visar att pengar lämnat kontot, men inte vad du fick för dem. Det är därför inte en verifikation för själva köpet. För varje kortbetalning behöver du kvittot eller fakturan från säljaren.
Det här är den vanligaste luckan vid avstämning. Har du många kortköp lönar det sig att fotografera kvittot direkt i butiken, så att det hamnar i bokföringsprogrammet samma dag.
Huvudregeln är att underlaget sparas i den form det hade när du fick det. En e-faktura ska därför sparas digitalt. Ett papperskvitto får skannas eller fotograferas – och sedan kastas, förutsatt att överföringen skett på ett sätt som inte riskerar att uppgifterna förändras eller försvinner.
Regeln ändrades den 1 juli 2024. Tidigare måste pappersoriginalet sparas parallellt i tre år. Mer om vad som gäller nu i Hur länge måste du spara bokföringen?.
Har kvittot försvunnit, be först leverantören om en kopia. Går det inte får du upprätta en egen verifikation som beskriver affärshändelsen: datum, belopp, motpart, vad köpet avsåg och varför originalet saknas. Bifoga det du har, till exempel kontoutdraget.
En egen verifikation ska vara ett undantag. Blir det vanligt finns ett rutinproblem att lösa – och vid en granskning väger egenhändiga underlag lätt.
Har något bokförts fel ska det inte raderas. Felet rättas genom en ny verifikation som visar vad som var fel och vad som är rätt, och det ska framgå när rättelsen gjordes och av vem. Spårbarheten är hela poängen, och en av anledningarna till att kalkylark är riskabla som bokföring – se Bokföring i Excel räcker inte alltid.
Verifikationerna ska numreras i en obruten följd. Många företag använder separata serier för olika typer av händelser – till exempel en för leverantörsfakturor, en för kundfakturor och en för bankhändelser. Det gör det lätt att se om något saknas, och ett hopp i numreringen är en tydlig signal vid kontroll.
Med digitala rutiner för kvittohantering slipper du pappersjakten vid bokslutet. Vi hjälper företag i Stockholmsområdet med löpande bokföring – kontakta oss så berättar vi hur det kan se ut hos dig.
Uppgifterna avser regler som gäller 2026. Vid osäkerhet, stäm av mot Bokföringsnämnden och Skatteverket.
