För tio år sedan innebar redovisning en pärm med kvitton som lades i en kartong och lämnades på byrån en gång i kvartalet. I dag fotograferas kvittot i butiken, banken skickar transaktionerna automatiskt och du ser resultatet för förra månaden redan i mitten av den här. Det är det som menas med en digital redovisningsbyrå.
Men digitalt är inte samma sak som opersonligt. Här förklarar vi hur samarbetet fungerar i praktiken, vad du behöver, hur säkerheten hanteras och varför närhet fortfarande spelar roll.
Innehåll
En digital redovisningsbyrå arbetar i molnbaserade bokföringsprogram som både du och byrån har tillgång till. Underlagen kommer in digitalt, bankhändelserna hämtas automatiskt och rapporterna finns tillgängliga när du vill se dem. Pappersflödet försvinner nästan helt.
Sedan den 1 juli 2024 får papperskvitton dessutom kastas direkt efter en säker digitalisering – kravet på att spara originalet i tre år är borta. Det har gjort det digitala arbetssättet ännu enklare. Se Hur länge måste du spara bokföringen?.
Din roll blir att se till att underlagen kommer in, och att svara när byrån undrar vad ett köp avsåg. Det tar ofta bara några minuter i veckan.
| Traditionellt | Digitalt | |
|---|---|---|
| Underlag | Papper som lämnas i omgångar | Kommer in löpande |
| Aktualitet | Siffror flera månader gamla | Rapporter månaden efter |
| Fel och frågor | Upptäcks vid bokslutet | Upptäcks samma månad |
| Arkivering | Pärmar i sju år | Digitalt arkiv med backup |
| Kontakt | Fysiska möten | Digitalt i vardagen, möten vid behov |
Den största fördelen är inte bekvämligheten, utan att du får aktuella siffror att fatta beslut på. En likviditetsbudget är bara så bra som den bokföring den bygger på – se Likviditetsbudget för småföretag.
Har du redan ett program kan byrån ofta arbeta i det. Byter du program, exportera historiken först.
Bokföringen innehåller känsliga uppgifter: löner, personnummer, kund- och leverantörsuppgifter. Kontrollera därför att programmet har tvåfaktorsinloggning, att byrån bara får de behörigheter den behöver och att det finns ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan er. Kom också ihåg att räkenskapsinformationen ska kunna läsas i sju år – även om du byter program eller slutar använda en tjänst.
Att det mesta sker digitalt betyder inte att det är likgiltigt var byrån finns. När det är dags för bokslut, en större investering, ett bankmöte eller ett generationsskifte är det värdefullt att kunna ses. En lokal byrå känner dessutom ofta de lokala förutsättningarna – kommunen, bankerna och näringslivet.
Den kombination många företagare uppskattar mest är just den: digitalt i vardagen, personligt när det gäller. Så arbetar vi också – läs mer om vår redovisningsbyrå online.
Ofta ja. Fråga vilka program byrån arbetar i.
Nej, inte efter en säker digitalisering. E-fakturor ska däremot sparas digitalt i originalformat.
Det ska stå i uppdragsavtalet. Fråga om en konkret svarstid.
De flesta är igång inom några veckor. Det som tar längst tid är sällan tekniken, utan att ändra vanan att spara kvitton i plånboken.
Vi arbetar digitalt med företag i hela Stockholmsområdet och träffar dig gärna när det behövs. Läs mer om vår redovisningsbyrå Stockholm och löpande bokföring, eller hör av dig.
